Kantoortuinen: de concentratiewerkplek

De kantoortuin is niet meer weg te denken in ons kantoor. Geen gesloten ruimtes en vaste werkplekken, maar werken in een open ruimte op een flexibele werkplek. Dat levert uitdagingen op. Want waar kunt u nu rustig zitten als u een verslag moet schrijven dat opperste concentratie vereist? Of als u moet telefoneren en u uw collega’s niet tot last wil zijn. Zomaar een paar situaties waar een kantoortuin eerder een obstakel is dan een fijne werkomgeving.

ONDERZOEK IN EUROPA

Onze werkplekken zijn in een constante staat van verandering. Volgens een onderzoek van Plantronics onder Europese bedrijven zegt slechts ongeveer de helft van de respondenten vijf dagen per week op kantoor te werken.

¨In Duitsland werkt 51,4 % van de werknemers 5 dagen op kantoor, in Frankrijk is dat 51,3% en in Groot-Brittannië: 47,7%¨

Moderne technologieën geven werknemers vandaag de dag de vrijheid om zich flexibeler te verplaatsen en meer zelfstandig beslissingen te nemen over hun werkplek. Dit geldt zowel buiten als binnen het kantoor. Want open kantooromgevingen die de samenwerking tussen collega’s bevorderen, worden de regel en steeds minder medewerkers werken op een vaste locatie of werkplek.

“Onze kantoren zijn nog lang niet allemaal voorbereid op de behoefte van de digitale werkers waar concentratie & bewegen een steeds belangrijker punt wordt. Gebrek hieraan schaadt de productiviteit en de gezondheid van de medewerkers. De huidige kantoren zijn nog steeds ingericht voor twee activiteiten, zittend achter je computer in een kantoortuin of zittend vergaderen. De realiteit? Creëer verschillende soorten werkplekken die past bij de behoefte van de medewerker.”

VERMINDERDE PRODUCTIVITEIT MEEST VOORKOMENDE GEVOLG VAN GELUIDSHINDER

De verschuiving naar moderne, flexibele omgevingen stelt professionals echter voor nieuwe uitdagingen. Een daarvan is de akoestiek en de omgang met omgevingsgeluiden. Uit datzelfde onderzoek van Plantronics blijkt dat een geluidsintensieve werkomgeving een negatieve invloed heeft op werknemers en de kwaliteit van hun werk.

In Duitsland is dat 96,5%, Frankrijk 93,5% en in het Groot-Brittannië 89,9%. Uit onderzoek 8 in Nederland blijkt dat bijna twee derde aangeeft dat ze minder fouten maken in een rustigere omgeving¨.

Kantoormedewerkers uit Frankrijk, Groot-Brittannië, Duitsland en Nederland melden concentratieproblemen en dus een verminderde productiviteit als het meest voorkomende gevolg van lawaai op de werkplek en zeggen dat ze veel effectiever zouden kunnen werken in een minder lawaaierige omgeving.

In Duitsland gaat het om 65,1% van de werknemers, in Frankrijk 65,5%, in Nederland 59% en in Groot-Brittannië 54,1%¨ .

AFSLUITEN VAN DE DRUKTE

Tegelijkertijd wijst de studie op de moeilijkheden om afleiding door omgevingslawaai op het werk onder controle te houden. De ondervraagde medewerkers noemden luidruchtige collega’s als vervelendste bron van lawaai, gevolgd door (telefoon)gesprekken en geluiden uit de kantoortechniek factoren waarop het individu meestal nauwelijks invloed heeft.

Gemiddeld gebruikt 60 % van de respondenten in alle regio’s een koptelefoon om de invloed van achtergrondgeluiden van muziek te verminderen en zo productiever te werken. Duitse bedrijven noemen data-invoer (39,8 %) en creatief werk (36,7 %) als voorkeursactiviteiten waarbij muziek wordt gebruikt om geluidshinder tegen te gaan, terwijl Frankrijk en Groot-Brittannië de voorkeur geven aan het schrijven van e-mails (37,6 en 40 %).

Traditionele open kantoorruimtes bieden vaak geen variatie of keuze, noch zijn ze op maat gemaakt voor specifieke taken en praktijken, waardoor 70 % van de werknemers gedwongen wordt om de hele dag op dezelfde plaats te werken. Het effect van dit gebrek aan keuze is dat slechts 33 % van de respondenten aangeeft dat ze zich aan het eind van de dag energieker voelen.

Uitgelicht: Nederland. Twee derde van de werknemers in een open kantoorruimte wordt meerdere keren per dag afgeleid door omgevingsgeluiden, blijkt uit onderzoek door PanelWizard8. Vooral bellende collega’s worden als storend ervaren. 75 % van de 1000 ondervraagden geeft aan last te hebben van bellende collega’s. Pratende collega’s (72%), rinkelende telefoons (66%) en geluid van afgespeelde videos (54%) worden ook als storend ervaren.

PRODUCTIVITEIT

En uit onderzoek blijkt dat dit ten koste van de productiviteit gaat. 59% van de ondervraagden geeft aan productiever te zijn in een stillere omgeving. Verder geeft 56 % aan minder fouten te maken in een rustige omgeving. Gevolgen zijn concentratieproblemen (51%), een onrustig gevoel (34%) en vermoeidheid (27 procent).

DE OPLOSSINGEN VAN ERGOPOINT

“Het is inmiddels onomstotelijk vastgesteld dat de kantoortuin funest is voor je concentratie, je creativiteit en paradoxaal genoeg ook voor de onderlinge communicatie. Het leek lekker goedkoop, maar de kosten die je bespaart op kantoorruimte verlies je in veelvoud doordat je werknemers niet goed kunnen presteren.” “Ik zie gelukkig al veel bedrijven waar ze dit weten en verschillende zones inbouwen, met stiltezones om gefocust te kunnen werken en andere plekken voor praten en samenwerken,” aldus Mark Tigchelaar, Neuropsycholoog.

Zoals we hierboven hebben kunnen lezen, is alleen een open kantoortuin als werkruimte voor medewerkers een no-go voor productiviteit. Het aanbieden van goede alternatieve oplossingen waar werknemers zich even terug kunnen trekken, samen kunnen brainstormen of kunnen bellen is noodzakelijk. Rekeninghoudend met de verschillende activiteiten in een kantooromgeving hebben we een aantal oplossingen ontwikkeld:

MINDPOD

De MindPod is een stiltewerkplek waar even rustig afstand genomen kan worden van de drukte en het lawaai en waar in alle rust gewerkt kan worden. De MindPod is voorzien van akoestische panelen, veel glas en is in diverse opstellingen te krijgen. Kortom een ideale concentratiewerkplek in een drukke kantoortuin.

SCRUMROOM

Maar soms willen we niet alleen in alle rust werken, maar hebben we een ruimte nodig waar we met een team kunnen brainstormen of te kunnen scrummen. Ook daarvoor leent de kantoortuin zich niet. Daarom hebben we een ScrumRoom ontwikkeld. Deze ruimte is ideaal voor Scrum Events. De ScrumRoom is een mobiel en modulair werkplekconcept die dynamisch vergaderen en scrummen mogelijk maakt. Door middel van akoestische wandpanelen en plafonds wordt visuele en auditieve privacy gewaarborgd.

De 5 Scrum Events • Sprint Planning; • Daily Scrum; • Sprint Review; • Sprint Retrospective; • The Sprint.

Daily Scrum: De Daily Scrum wilt u het liefst óp de werkvloer doen: kort bij elkaar komen en overleggen, in uw fysieke omgeving. En dan zijn er nog twee extra aandachtspunten. Ten eerste wisselt bij veel organisaties de grootte van de Scrumteams. Deze teams wisselen van samenstelling of wensen net weer een andere inrichting. Ten tweede zit er – zoals vaak in de kantooromgeving – een spanningsveld tussen individueel werken en concentreren aan de ene kant, tegenover groepswerk en overleggen aan de andere kant. Werken er meerdere Scrumteams naast elkaar in een open ruimte, dan vraagt dat extra aandacht voor de visuele en auditieve privacy. Visuele rust en een prettige akoestiek zijn dan nog belangrijker.

“Gun uzelf een rustige plek om geconcentreerd te kunnen werken.“

BELLBOOTH

De BellBooth is de perfecte oplossing wanneer u even wilt bellen in een moderne en open kantoortuin. Deze akoestische telefooncel die volledig afgesloten kan worden is een functionele oplossing voor ongestoord bellen in een open kantoorruimte.

AANBEVELINGEN

• Pas de ruimtes in het bedrijf aan op de belangrijkste functies van uw bedrijf om open werkomgevingen effectiever te maken. • Bied een verscheidenheid aan (groeps)werkplekken binnen het kantoor. • Luister naar de wensen en behoeften van uw medewerkers.

OVER ERGOPOINT

Ergopoint levert hoogwaardige producten voor gezond en efficiënt computergebruik. Functionaliteit, ergonomie en design zijn in de producten van Ergopoint tot in de perfectie gecombineerd. Ergopoint adviseert en helpt bedrijven met het inrichten van de werkplek, onder andere op het gebied van Het Nieuwe Werken, waarbij ze voor elke werkpleksituatie de juiste oplossing en bijbehorende producten biedt. Ergopoint gaat daarbij uit van vier werkplekconcepten: – vaste werkplek; – mobiele werkplek; – flexibele werkplek; – thuiswerkplek. Uitgangspunt is dat – waar hij of zij ook werkt – een medewerker comfortabel, gezond en efficiënt zijn werk achter de computer kan doen. De mens staat dus centraal bij alles wat Ergopoint doet; zowel bij het aanbieden van nieuwe producten, het doen van onderzoek en in het geven van ergonomische adviezen.

#AkoestischeOplossingen #StilteWerkplek #NieuweWerken #ConcentratieWerkplekken

————————————————————————————————————————–

Heeft u last van uw rug?
Bent u ’s middags ook uitgeblust als u werkt?

Ergopoint: voor vitale werknemers!
Wilt u meer informatie over een goede, vitale werkplek, wilt u meer tips over hoe u het beste thuis aan het werk kan, heeft u vragen over de producten die wij in ons assortiment hebben of wilt u hulp bij beter zitten en gezonder leren werken? Neem dan contact met ons op. Onze adviseurs kunnen ook bij u thuiskomen om u van uw lichamelijke werkgerelateerde klachten af te helpen. Online ErgoCoaching is ook een mogelijkheid.

Zie onze vitale werkplekken   www.ergopoint.nl
Zie onze vitale ergodiensten   www.ergopoint.nl
Mail ons op info@ergopoint.nl
Bel ons op 06-29038221
Bezoek onze showroom op Strijp-S – Eindhoven